آئين نامه نظام پيشنهادات

مدیریت مشارکتی یک رویکرد مدیریتی پویا است که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمان ایفا می کند. نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد های کارکنان بعنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و عملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روشهای حل مسائل ارتقاء بهروری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرحها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند و بدین طریق، یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان بوجود می آید. این نظام که مبتنی براصل انسان مداری است برای افکار و خلاقیتهای کلیه اعضای سازمان ارزش قائل است و به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمونهای موفق خود را گذرانیده است.

نظام پیشنهادها تکنیکی است که از طریق آن می توان به یافته های ذهنی و اندیشه سرمایه های انسانی در حل مسائل و ایجاد سوالات جدید و راه حل های بهینه، در راستای فرهنگ تغییر و بهسازی مستمر سازمان دست یافت. بعبارت دیگر، نظام پیشنهادها، فرمانبری از دانایی و بگردش انداختن اندیشه و بالاخره پرهیز از ترویج روحیه استبداد به رای است و از این رهگذر، سازمان آمادگی ورود به دوره بلوغ و ترویج روحیه مشارکت را پیدا می کند. نظام پیشنهادها، چیزی را بوجود نمی آورد بلکه شرایطی را فراهم می کند تا کارکنان از طریق تفکر،بارور گردندو سازمان به پیشرفت های حیرت انگیز نایل آید نظام پیشنهادات یک نظام انسانی و مردمی است و تابعی از فرهنگ سازمانی کارکنان آن سازمان می باشد و باید با توجه به فرهنگ سازمان حاکم بر مجموعه طراحی و اجرا شود. مهمترین رکن استقرار نظام پیشنهادها، اعتقاد قلبی و پشتیبانی جدی مدیریت ارشد از اجرای نظام می باشد بطوریکه اگر این اعتقاد و پشتیبانی در سازمان از طرف مدیریت ارشد تداوم داشته موفقیت نظام تضمین می گردد و در صورت عدم اعتقاد مدیریت ارشد اجرای نظام در سازمان توصیه نمی گردد.

نظام نامه حاضر با این هدف تدوین گردیده است و در آن سعی شده تا:

• رعایت عدالت(عدم توجه به جایگاه سازمانی پیشنهاد دهندگان) در جذب و نحوه بررسی صورت پذیرد.
• در عین حال که زمینه مشارکت افراد را در راه حل یابی و مشکل یابی فراهم می کند ولی اختیارات و مسئولیت مدیریتها به هیچ وجه تضعیف و یا مخدوش نشود.
• شرایط را برای تشویق مادی و معنوی پیشنهاد دهنده در قبال عرضه پیشنهاد سازنده فراهم کند.
• آنکه فضا و سیستمی ایجاد شود که درآن امکان مشارکت برای تمامی کارکنان فراهم باشد.

فصل اول کلیات

ماده 1)تعریف واژه های کلیدی

الف)مشارکت:

عبارت از چالشی ذهنی و عاطفی که افراد را برمی انگیزاند تا داوطلبانه، برای تحقق اهداف موردنظر سازمان ، همکاری نموده ودر مسئولیتها ونتایج حاصله سهیم شوند.

ب)مدیریت مشارکتی:

مدیریت مشارکتی یک شیوه یا روش مدیریتی است که باتوجه به سطح آمادگی کارکنان، به منظور ایفای نقش حقیقی ایشان به عنوان عضو مفید و موثر سازمان،کارکنان رادر همه فعالیتهای مربوطه مشارکت داده و ا توانیهای ایشان در جهت انجام امور و نیل به اهداف سازمانی بهره می گیرید.

ج)نظام پیشنهادها:

سیستم پیشنهادات ابزاری است که از طریق آن می توان با ایجاد روحیه مشارکت فردی و گروهی به یافته های ذهنی و اندیشه های سرمایه عظیم انسانی در حل مسائل و دستیابی به راه حل های بهینه، در راستای بهبود فرآیند ها و بهسازی مستمر سازمان دست یافت.

این سیستم به منظور جلب مشارکت کارکنان، پیشنهادها را در جهت بهبود عملکرد سازمان دریافت،کارشناسی و به پیشنهادهی پذیرفته شده جوایزی اهداء و آنها را جهت اجرا به کمیسیون تحول اداری جهت ارجاع به واحدهای مربوطه ارسال می گردد.

د)پیشنهاد

پیشنهاد عبارت است از یک نظر و یافته ذهنی که فرد و یا گروهی بمنظور بهبود و اصلاح امور و یا ایجاد یک تغییر و تحول در راستای بهینه سازی روند جاری به دور از کلیه توقعات شخصی مطرح می کنند.

فصل دوم: اهداف

ماده2)نظام پذیرش پیشنهادات اهداف زیر را دنبال می نماید

• تلاش در جهت ایجاد شرایط کاری پویا، سازنده با هدف سرعت بخشیدن به روند رشد و دسترسی به اهداف شركت با مشارکت کارکنان
• بهبود مستمر امور محوله،کاهش هزینه ها، بهبود روندها و فرآیند های عملیاتی، افزایش رضایتمندی شغلی و ایجاد انگیزش و رفع مشکلات سازمان با بهره گیری از نظرات و آراء کارشناسی.
• افزایش حس وفاداری سازمانی در کارکنان و همسو نمودن افکار کارکنان با اهداف شركت
• شناسایی افکار و روحیات کاری کارکنان جهت شناخت و تمایز افراد خوش فکر، خلاق و علاقمند از سایرین و ایجاد زمینه جهت استفاده از افکار و نظرات.
• ارج نهادن به شخصیت وجودی انسانه، دلپذیرکردن محیط کار و افزایش اعتماد به یکدیگر وتقویت روحیه همکاری و کار گروهی
• ایجاد فرصت برای همکاران در شناخت،پرورش و تقویت استعدادها و توانایی های خود
• افزایش حس مسئولیت پذیری و افزایش بهره وری

فصل سوم:ارکان و سازمان اجرایی

ماده3)نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات شامل ارکان زیر می باشد:

• دبیرخانه کمیته
• شورای نظام پیشنهادات(منظور از شورای نظام همان کمیته تخصصی نظام پیشنهادات کمیسیون تحول اداری شركت است)
• کمیته های اجرایی در واحده
• کارشناسان بررسی کننده پیشنهادات

ماده4)دبیرخانه نظام پیشنهادها:دبیرخانه شامل مسئول کمیته و حداقل یک نفر کارشناس می باشد.

ماده5) وظایف دبیرخانه به شرح ذیل می باشد

• رسيدگی و پیگیری امور مربوط پيشنهادها
• اطلاع رسانی در مورد پیشنهادات
• جمع آوری، دریافت،ثبت،ضبط و طبقه بندی پیشنهادات
• بررسی اولیه و راهنمایی پیشنهادات دهندگان و تماس حضوری در جهت اصلاح و تکمیل پیشنها های آنان در صورت نیاز
• ارائه و ارجاع پیشنهادات به گروه کارشناسی ،بررسی و پذیرش پیشنهادوحضور در جلسات و انجام امور دبیرخانه ای كميته
• هماهنگی لازم برای تشکیل جلسات گروه کارشناسی،بررسی و پذیرش و حضور در جلسات و انجام امور دبیرخانه ای كميته
• اعلام نتایج بررسی پیشنهادات به پیشنهاد دهندگان
• اعلام نتایج پیشنهادات دریافتی به کلیه کارکنان از طریق روابط عمومی،نشریات و سایت مربوطه
• تنظیم و ابلاغ صورتحساب كميته نظام پیشنهادات
• - ارائه گزارش عملکرد گروه کارشناسی، بررسی و پذیرش پیشنهاد با مراجع بالاتر
• - پیگیری مصوبات كميته نظام پیشنهادات
• - ایجاد ارتباط مستمر و پویا باسایر کمیته های تحول اداری خصوصا کمیته بهره وری در راستای بهبود، بهینه سازی و اصلاح وضع موجود و ایجاد شرایط اجرای پیشنهادات های مصوب
• - انجام سایر امور محوله که از طرف كميته ابلاغ می شود
• - دریافت اعتراضات احتمالی پیشنهاد دهندگان(حداکثر تا 1 ماه پس از ارسال پاسخ به پیشنهاد دهنده)
• - تدوین اولویتهای پیشنهادات درهر سال
• - به روز نکه داشتن بانک اطلاعاتی مربوط به سوابق پیشنهادات جهت تهیه آمار و گزارشهای مربوطه و اطلاع رسانی مطلوب
• - ارائه گزارش از چگونگی پیشرفت اجرای طرحها
• - دعوت اعضاء جلسات برحسب موضوع پیشنهادها
• - تعیین دستور جلسات

ماده6) كميته نظام پیشنهادها: ترکیب كميته نظام پیشنهادات شامل یک نفر مسئول و 8 نفر عضو می باشند که از بین دست اندرکاران و افراد صاحب نظر(با مدرک حداقل لیساس) با توجه به ضوابط کمیسیون تحول اداری انتخاب می شوند

تبصره1: ابلاغ مسئول و اعضای کمیته توسط رئيس هيئت مديره و مدير عامل شركت خواهد شد

تبصره 2: جلسات کمیته با توجه به نیاز و حداقل یک جلسه در هر ماه می باشد

تبصره 3: جلسات کمیته باحضور نصف بعلاوه یک کل اعضاء رسمیت دارد

تبصره4: مصوبات کمیته با رای نصف بعلاوه یک کل اعضاء دارای اعتبار است

تبصره5: مدت عضویت هر یک از اعضاء دوسال است

ماده 7) وظایف كميته نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات:

تنظیم و تصویب و تغییر یا اصلاح آیین نامه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها و دیگر دستوالعملهای داخلی موردنیاز کمیته و نهايتاً در صورت تصميم گيري به رئيس هيئت مديره و مدير عامل

• هماهنگی و اجرای برنامه های تشویقی و برگزاری همایش های سالانه و زمینه سازی فرهنگی برای برانگیختن کارکنان شركت به مشارکت
• در صورت لزوم انتخاب و تهیه فهرست کارشناسان و متخصصین و تعیین گروههای کارشناسی برای بررسی علمی، فنی و اجرایی پیشنهادهای دریافت شده در غير اينصورت حسب مورد به مديريت واحد تخصصي
• سازماندهی چگونگی دریافت،ثبت،رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاددهندگان و پیگیری اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده
• تدوین فعالیتهای تبلیغی برای معرفی فعالیتهای کمیته
• بررسی مقدماتی پیشنهادهای دریافت شده به منظور توزیع آنها کارشناسان و متخصصان و گروههای کارشناسی و یاتشخیص و صدور رای نهایی
• دریافت نظرهای کارشناسی و تصمیم گیری درباره امتیاز بندی آنها تصویب پیشنهادها در صورت داشتن شرایط لازم

ماده8)کارشناسان بررسی کننده پیشنهادات

در صورت لزوم به منظور ارزیابی اولیه پیشنهادهای ارائه شده کارکنان درموضوعات متفاوت، گروه کارشناسی،بررسی و پذیرش پیشنهادها آنها را با توجه به قوانین و مقررات سازمانی، تخصص، برآورد فنی، مالی و ...بررسی می کنند

تبصره1: کارشناسان توسط شورای نظام پیشنهادها و در واحد ها توسط کمیته اجرائی به مدت 1 سال انتخاب می گردند.

ماده9)رابطین کمیته های اجرایی

كارشناس مسئول در واحد ها جهت تسریع در اجرای مصوبات كميته طراحی گردیده است که بعنوان رابط کمیته تخصصی پذیرش و بررسی پیشنهادات فعالیت می نماید و وظایف زیر را برعهده دارد:

• جمع آوری پیشنهادات کارکنان واحد
• ثبت پیشنهاد
• تهیه و ارسال گزارش عملکرد به دبیرخانه نظام پیشنهادات در پایان هرماه
• پیگیری مصوبات کمیته

ماده10)شرح وظایف گروههای کارشناسی،بررسی و پذیرش پیشنهادها

• بررسی پیشنهاد،رسیدگی،تصویب و یا ردطرحهای پیشنهادی
• تعیین زمینه تخصصی پیشنهاد
• اعلام نظر درمورد توجیه فنی و اقتصادی طرح
• درصورت قبول و یارد طرح،ارجاع پیشنهادها به دبیرخانه یا کمیته های اجرایی
• اخذ اطلاعات لازم از منابع موثق سازمان جهت هماهنگی در برآوردهای کارشناسی
• ارزیابی پیشنهادهاو تعیین نمره ارزیابی پیشنهاد، باتوجه به جدول امتیازات پیشنهادها
• تبصره1: پیشنهادهایی که امتیاز آنها از یک حد تعریف شده کمتر باشد نیازی به طرح در گروه کارشناسی پیشنهادها ندارد و نتیجه به پیشنهاد دهده اعلام خواهد شد.

ماده11) روش اجرایی نظام پیشنهادات : روش اجرایی نظام براساس استفاده از سیستم جهت تسریع در فرایند بررسی پیشنهادات و جلوگیری از مکاتبات غیر ضروری انجام می شود

ماده 12) فرایند ارائه پیشنهاد: پیشنهاددهنده پیشنهاد خود را در برنامه اتوماسيون ثبت می نماید

الف: طبق فرم شماره 1پیشنهاد دهنده موضوع پیشنهاد(وضع موجود)- شرح پیشنهاد- مزایای روش پیشنهادی و مشخصات خود یا گروه را و همچنین واحد مرتبط با موضوع پیشنهاد را وارد سیستم می نماید

ب: بلافاصله توسط سیستم وصول پیشنهاد همراه با یک شماره رهگیری(جهت پیگیری) به فرد اعلام می شود

شایان کر است مشخصات پیشنهاد دهنده تا بعد از تعیین پاداش برای هیچ کس مشخص نمی باشد

د: پیشنهادات پس از استخراج از سیستم جهت بررسی به کمیته اجرایی ارجاع می گردد

ه: بعد از بررسی مقدماتی پیشنهادات(بدون ورودبه ماهیت پیشنهاد) پیشنهاد مطرح شده در کمیته اگر قابل اندازه گیری نهایی باشد تصمیم گیری و در صورت لزوم برای بررسی دقیقی فنی و تخصصی برای 3 نفر کارشناس مربوطه به موضوعدر واحد مربوطه ارسال می شود

و: کارشناسان بصورت فردی یا گروهی پیشنهادها را بررسی کرده و نظر خود را به کمیته اجرایی از طریق اتوماسيون اعلام می نمایند

ز: در صورتی که پیشنهاد مورد تصویب اعضاء کمیته قرار گیرد پیشنهاد باتوجه به سطح پیشنهاد جهت اجرا به قسمت ذیصلاح ارسال می گرددو در صورتی که پیشنهاد مورد تصویب اعضاء کمیته قرار نگیرد مراتب عدم تایید با ذکر دلایل رد به پیشنهاد دهنده ارسال می گردد

فصل چهارم:سیستم پرداخت پاداش

ماده13)پرداخت پاداش در نظام پیشنهادها از اهمیت خاصی برخوردار است برای جبران خدمت کارکنان به ازای فکرکردن و پیشنهاد دادن نیز بایستی پاداش مناسب پرداخت شود. پرداخت پاداش برای جبران خدمت پیشنهاد دهنده به شركت است و وی را تشویق و ترغیب نموده و این احساس را در او بوجود می آورد که از زحمتش قدردانی شده است و همچنین دیگر همکاران را برمی انگیزاند تا در نظام پیشنهادها مشارکت نمایند لذا بایستی پاداش:

• متناسب با پیشنهاد باشد
• به موقع پرداخت شود
• حتی المقدور در حضور دیگران پرداخت شود
• از پاداشهای مادی و معنوی توام استفاده شود
• نحوه محاسبه پاداش برای پیشنهاد دهنده مشخص باشد
• پرداخت پاداش ها بطور مستمر اطلاع رسانی شود

ماده14) پیشنهادهایی که شامل موارد ذیل می باشد قابل قبول نمی باشد

• پیشنهادهای تکراری که قبلا توسط دیگران ارائه شده باشد
• بیان تجربیات قبلی دستگاه
• خارج از ماموریت و فلسفه وجودی شركت باشد
• پیشنهاد های مهم و غير قابل بررسي در كميته بصورت ايداليسم
• مستقيماً از طرحهای دیگران گرفته شده باشد
• درخواستهای شخصی
• صرفا جنبه انتقاد یا شکایت داشته باشد و راه حل ارائه نگردیده باشد
• پیشنهاد هایی با هزینه بری نا مناسب
• قابلیت اجرایی نداشته باشد

ماده15) محورهای ارائه پیشنهادات می تواند در مورد موضوعات ذیل باشد:

• بهبود كيفيت و افزايش بهره وري وضع موجود
• افزایش ایمنی
• کاهش ضایعان
• کارآفرینی و استفاده بهينه از ظرفيتهاي موجود شركت و قابل اجرا آن در سيستم
• بهبود امور رفاهی کارکنان
• صرفه جویی
• رضايت ارباب رجوع
• افزایش انگیزش
• بهبود روابط انسانی

ماده16)برای پرداخت پاداش یک سیستم طراحی می شود تا پاداش هرچه بیشتر مطابق واقعیت پرداخت شده و از مسائل حاشیه ای جلوگیری شود

لذا رعایت ضوابط این سیستم برای نظام پیشنهادها اجتناب ناپذیر است

لذا شاخصهای ذیل جهت ارزشیابی پیشنهادات تعیین می شود:

ارزیابی و امتیاز دهی به پیشنهادهای پذیرفته شده( جدول اصلی ارزیابی پیشنهاد)

عوامل ارزیابی جدول پیشنهادات اصلی توسط جداول زیر ارزیابی و امتیاز آن ها مشخص میشود :

چگونگی تهیه و ارائه پیشنهاد:

سهولت در اجرا

نوع پیشنهاد از نظر فردی گروهی

پیش بینی میزان تاثیر پیشنهاد :

خلاقیت و نوآوری در ارائه پیشنهاد

ماده 8 ) تعيين پاداش : پاداشهابر طبق جدول تعيين پاداش تعيين و به شرح زير پرداخت ميگردد .

تبصره 1 : 100 % پاداش پيشنهاد دهنده پس از تصويب به وي پرداخت ميگردد .

تبصره2 : مبلغي ديگر معادل 50 % پاداش پيشنهاد دهنده توسط رئيس كميته اجرايي به مجري پيشنهاد تعلق ميگيرد تا توسط رئيس كميته اجرايي به تناسب نقش كاركنان امور در اجراي پيشنهاد بين آنها توزيع گردد .

تبصره 3 : به پيشنهاد هاي برجسته كه تاثير زيادي در بهره وري سازماني و صرفه جوئي ريالي ياارزي بالا داشته باشند يا تصويب كميته نظام پذيرش ميتوان ضرايب بالاتري متناسب با آن اعمال شود .

تبصره 4 : امتياز نهايي پيشنهادات براساس تصميم تخصصي ويا كميته هاي اجرايي براساس جدول زير مشخص ميشود :

تبصره5 : پيشنهادات براساس امتياز كسب شده مي تواند مشمول پاداش و تشويق هاي ذيل باشد :

تبصره 6 : به منظور افزايش انگيزه مشاركت در كاركنان به ازاي حداقل سه پيشنهاد پذيرفته شده درسال ، يكبار هديه اي ازسوي كميته نظام پيشنهادها اهدا خواهد گرديد .

ماده 17 ) شيوه پرداخت پاداش به كارشناسان: پاداش كارشناسان براساس جدول ذيل محاسبه ميگردد.